Sistem Filing Digital: Kelola Dokumen Lebih Mudah dan Efisien
Di era digital ini, kebutuhan untuk menyimpan dokumen dalam bentuk fisik semakin berkurang. Sistem filing digital menawarkan solusi untuk mengelola dokumen secara elektronik, memberikan banyak keuntungan dibandingkan dengan cara konvensional.
Apa itu Sistem Filing Digital?
Sistem filing digital, atau disebut juga Electronic Filing System (EFS), adalah sistem untuk mengatur dan menyimpan dokumen dalam bentuk digital. Dengan EFS, dokumen discan atau dibuat langsung dalam format digital, kemudian disimpan dan dikelola menggunakan perangkat lunak komputer atau aplikasi berbasis web.
Manfaat EFS
Lebih hemat tempat: Dokumen digital tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik yang besar.
Mudah ditemukan: Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan cepat dan mudah menggunakan kata kunci.
Efisiensi waktu: Mengakses dokumen tidak perlu membongkar lemari arsip lagi.
Keamanan terjaga: Akses dokumen dapat dibatasi dengan password dan kontrol pengguna.
Versi kontrol terjamin: Riwayat perubahan dokumen dapat dilacak untuk memastikan keakuratan.
Minimalisir resiko kehilangan: Dengan backup yang baik, dokumen digital aman dari resiko kerusakan atau kehilangan fisik.
Jenis EFS
Software EDMS (Enterprise Document Management System): Sistem yang kompleks dan terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, cocok untuk organisasi besar.
File sharing platforms: Platform berbagi file online gratis atau berbayar, cocok untuk penggunaan personal atau tim kecil.
Cloud storage: Layanan penyimpanan online yang menawarkan akses dokumen dari mana saja.
Tips untuk Menggunakan EFS
Pilih sistem yang sesuai kebutuhan: Sesuaikan fitur dan kapasitas penyimpanan dengan kebutuhan pengguna.
Klasifikasi dan penamaan dokumen yang baik: Gunakan struktur folder dan penamaan file yang konsisten untuk memudahkan pencarian.
Backup data secara teratur: Lindungi dokumen dari resiko kehilangan data dengan backup rutin.
Tetapkan kebijakan akses: Batasi akses dokumen untuk menjaga keamanan informasi.
Informasi Training Bersertifikat BNSP
Pelatihan dan sertifikasi BNSP Digital Filing adalah program yang dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengelola dokumen digital secara efektif dan efisien. Program ini akan membantu Anda:
Memahami konsep dan prinsip sistem filing digital
Mempelajari berbagai software dan aplikasi EFS
Mampu mengklasifikasikan dan menamai dokumen dengan baik
Menerapkan praktik terbaik untuk keamanan dan backup data
Memperoleh sertifikat BNSP yang diakui secara nasional
Manfaat mengikuti pelatihan dan sertifikasi:
Meningkatkan kompetensi dan keahlian di bidang digital filing
