DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM
Deskripsi
Arsip atau dokumen merupakan urat nadi bagi setiap perusahaan. Arsip atau dokumen yang tidak dikelola dengan baik akan berimbas pada tingkat reputasi dan juga mobilitas suatu perusahaan tersebut. Pemahaman tentang bagaimana mengarsip,mengelola dan juga mengontrol dokumen sangat vital dalam penyediaan informasi yang up to date dan tepat bagi perusahaan. sehingga pemanfaatan system informasi dan teknologi filing system merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan lagi dalam memanage data dan dokumen yang riil time. Training ini akan membahas tentang bagaimana melakukan pengarsipan dan juga pengelolan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol.Tujuan & Manfaat
Setelah melaksanakan training ini, peserta diharapkan akan :- memiliki tingkat pemahaman dan keterampilan yang baik dalam pengimplementasian sistem pengarsipan dan kendali data (document control) perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisien
- Mampu memanfaatkan sistem informasi filing system guna terpakainya dokumen kadaluarsa.
- Menghemat waktu dalam pencarian/pemanfaatan arsip atau dokumen yang dibutuhkan.
Materi Training
- Ruang lingkup dokumen control dan juga filing system
- Dokumentasi dan Pengarsipan
- Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
- Jenis arsip
- Tujuan Pengelolaan Arsip
- Penggandaan dan juga pendistribusian arsip
- Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
- Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
- Peminjaman arsip
- Penyusutan arsip
- Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
- Sistem Pemberkasan Dokumen
- Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan juga klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
- Pengindeksan dan Kualitas indeks,
- Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
- Pengindeksan alfabetikal,
- Prosedur pemeliharaan berkas,
- Pengawasan berkas,
- Pengelompokan berkas,
- Disposisi,
- Pengelolaan ruang berkas, dan
- Masalah umum pemberkasan.
- Manajemen Dokumen Elektronik
- Perencanaan
- Survei dokumen dan informasi,
- Penilaian dokumen
- Meta data dan juga kebijakan
- Strategi kontekstual
- Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
- Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
- Konsep digital filing system dan juga perangkat pendukungnya
- Isu Legalitas Arsip Digital
- Prosedur Alihmedia/Imaging Document
- Kategori pengenalan Scanner
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
- Alat dan Media Penyimpanan (storage)
- Kompanen Biaya pada implementasi EDMS
- Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Software untuk administrasi perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen basis data
- LAN, intranet, dan juga internet
