MODERN OFFICE ADMINISTRATION AND FILLING SYSTEM - Dalam sebuah perusahaan atau instansi,keberadaan kantor merupakan pusat system administrsi. Pengelolaan kantor yang baik dan modern (up to date) akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas bisnis perusahaan. Oleh karena itu karyawan yang terlibat dlam kegiatan administrasi harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu).
Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi agar mereka mampu mengoprasikan berbagai peralatan elektronik yang menunjang proses pengarsipan serta meningkatkan profesionalitas kerja guna meningkatkan atau memulai penerapan system Modern Office Administration & Filing System serta mengurangi Cast of Investment bagi perusahaan. TUJUAN DAN MANFAAT Setelah mengikuti training ini, peserta akan mampu :
Memahami bagaimana aktivitas yang harus dilakukan perihal kantor modern
Mengelola data atau arsip kantor secara konvensional maupun elektronik dengan baik
Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor
MATERI Modern Office Administration And Filling System
Day 1
- Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern Pengertian kantor dan administrasi perkantoran Ruang lingkup administrasi perkantoran Tujuan administrasi perkantoran Karakteristik administrasi perkantoran modern 2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor Azas-azas manajemen perkantoran Struktur organisasi kantor 3. Tata Ruang Kantor Pengertian dan tujuan tata ruang kantor Azas tata ruang kantor Jenis tata ruang kantor Fasilitas kantor Penyusunan tata letak fasilitas kantor Tata lingkungan kantor Prinsip 5R dalam tata ruang kantor 4. Korespondensi Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat Bagian-bagian surat Format surat Bahasa surat Langkah-langkah penyusunan surat Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar 5. Pelayanan Telepon Persiapan yang perlu dilakukan Menerima telepon Menelepon Mencatat pesan-pesan melalui telepon Kesalahan dalam bertelepon
Day 2
- 6. Pelayanan Tamu Syarat penting penerima tamu Catatan identitas tamu Pelayanan terhadap tamu 7. Dokumentasi dan Pengarsipan Pengertian arsip dan pengelolaan arsip Jenis arsip Tujuan Pengelolaan Arsip Penggandaan dan pendistribusian arsip Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip) Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital Peminjaman arsip Penyusutan arsip Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip 8. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP) Pengertian dan pentingnya SOP Simbol-simbol dalam SOP Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP 9. Pengelolaan Inventarisasi Pengertian inventarisasi Pelaksanaan inventarisasi Mutasi barang Pemberian label dan kode barang Penghapusan barang 10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik 11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran Software untuk administrasi perkantoran Sistem Arsip Elektronik Sistem Informasi Manajemen Manajemen basis data LAN, intranet, dan internet
